Régimen sancionador por no depositar cuentas: qué dice el ICAC y cómo evitar multas

Obligación legal

Esta obligación se establece en el artículo 279 del texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital (LSC). Los administradores deben presentar en el Registro Mercantil, dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas, los documentos siguientes:

• Certificación de los acuerdos de la junta de aprobación
• Cuentas anuales firmadas
• Propuesta de aplicación del resultado
• Informe de gestión (incluyendo EINF, si aplica)
• Informe de auditoría, si corresponde

Régimen sancionador por incumplimiento: función disuasoria

El ICAC tiene competencia sancionadora respecto del incumplimiento de esta obligación. Cada año, los Registros Mercantiles remiten al Instituto un listado de sociedades incumplidoras, y se seleccionan expedientes en función de los recursos disponibles. Prescripción. Las infracciones por no depositar las cuentas prescriben a los tres años.

¿Cómo se calculan las sanciones?

Existen dos métodos, dependiendo de si la sociedad colabora con el procedimiento:

1. Si la sociedad facilita los datos del último Impuesto sobre Sociedades:

Se aplica el criterio principal:

• 0,5 por mil del activo total declarado
• 0,5 por mil de la cifra de ventas

Mínimo: 1.200 euros

2. Si la sociedad no aporta datos:

Se aplica el criterio subsidiario:

• 2 % sobre el capital social inscrito en el Registro Mercantil. También con un mínimo de 1.200 euros

Atención. Si el cálculo según el criterio principal arrojase una sanción mayor que la del criterio subsidiario, se aplicará esta última reducida un 10 %, sin poder bajar de los 1.200 euros.

Reducciones y beneficios por colaboración

El ICAC contempla bonificaciones si la sociedad muestra voluntad de regularizar su situación:

• -20 % si reconoce responsabilidad voluntariamente
• -20 % adicional si paga antes de que se dicte resolución

Ambas reducciones están condicionadas a no presentar recurso ni acción administrativa posterior.

Aclaraciones del ICAC ante dudas recurrentes

El documento del ICAC aclara varias situaciones habituales utilizadas en alegaciones:

· No basta con presentar: hay que depositar efectivamente

La presentación debe ser calificada por el Registrador. Si hay defectos y no se subsanan en el plazo del asiento de presentación (5 meses), se considera incumplimiento.

· Si no se han aprobado las cuentas

Se debe presentar certificación notarial o del órgano de administración justificando la falta de aprobación. Esta debe renovarse cada seis meses para evitar el cierre registral (art. 378.5 RRM).

· No se sanciona al asesor ni al administrador individual

La sanción recae sobre la sociedad, no sobre las personas físicas.

· Inactividad o cese de actividad no eximen

La obligación persiste mientras la sociedad esté inscrita en el Registro Mercantil.

· Concurso o liquidación tampoco eximen

La personalidad jurídica de la empresa subsiste hasta su extinción formal, con cancelación registral incluida.

Consecuencias contables y de transparencia

El depósito de cuentas forma parte del sistema contable que garantiza:

• La imagen fiel de la situación financiera de la empresa
• La publicidad registral, que protege a terceros
• El cumplimiento normativo y la reputación empresarial

El incumplimiento puede generar no solo sanciones económicas, sino también riesgos reputacionales y obstaculizar la participación en contratos públicos, obtención de créditos o licitaciones.  

Para cualquier consulta relacionada con este tema, no dude en contactarnos en el correo info@globalauditoria.es. Nuestros expertos de GLOBAL AUDITORÍA podrán ofrecerle el mejor asesoramiento.